🔒 Sichere KI-Systeme & Datenschutzkonforme Workflows

Unsere KI-Workflows für Unternehmen setzen neue Maßstäbe in den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und rechtliche Absicherung. Im Gegensatz zu klassischen Cloud-Lösungen von Drittanbietern behalten Sie bei uns die volle Kontrolle über Ihre Daten.

Ihre KI-Systeme werden entweder auf Ihren eigenen Servern oder auf dedizierten, abgeschotteten Systemen betrieben, die ausschließlich Ihrer Hoheit unterliegen.

✔ Maximale Datensicherheit durch eigene Serverstrukturen
✔ DSGVO-konforme KI-Lösungen ohne unsichere Drittanbieter-Clouds
✔ Deutlich reduziertes Risiko unberechtigter Zugriffe
✔ Volle Kontrolle über sensible Unternehmensdaten

Ihr Vorteil: Sie profitieren von modernster KI-Technologie – ohne Kompromisse bei Sicherheit und Datenschutz. Damit gehören unsere Lösungen zu den fortschrittlichsten und sichersten KI-Systemen am Markt.

Automatisierter Workflow – Hausverwaltung (Buchhaltung)

Anbei sehen Sie die möglichen Schritte eines automatisierten Workflows für eine Hausverwaltung im Bereich Buchhaltung. Dieser Workflow kann individuell nach Ihren Anforderungen angepasst werden.

Ziel

Ziel ist es, eine Zero-Touch-Lösung für die WEG-Buchhaltung zu erstellen – von der Rechnungserfassung bis zur Darstellung, inklusive Verlinkung zu den jeweiligen Rechnungen in einem gesicherten Bereich mit individuellem Zugang.

Workflow

1. Rechnungseingang & Vorprüfung

Durch das Verschieben der E-Mail mit der Rechnung in den Workflow erfolgt automatisch eine erste Vorprüfung durch den technischen Mitarbeiter

Ab hier beginnt der automatisierte Workflow:

2. Dublettenprüfung

Prüfung auf Duplikate anhand von:
- Rechnungsnummer
- Datum
- Betrag
Bei Übereinstimmung: Rückfrage („Wie soll verfahren werden?“)

3. Zuordnung zur WEG

Rechnung wird der entsprechenden WEG zugeordnet
Falls keine Zuordnung möglich:
- Abfrage, ob eine neue WEG erstellt werden soll
- oder Auswahl einer bestehenden WEG

4. Datenerfassung & Buchung

Folgende Rechnungsdaten werden ausgelesen und verbucht:

Name
Betrag
Materialkosten
Personalkosten

Bei Unklarheiten zur Buchung/Kontierung:

Benachrichtigung wird versendet (z. B. zur Zuordnung oder Erstellung einer neuen WEG)
Buchung wird zwischengespeichert

5. Freigabeprozess

Alle Rechnungen werden zur Freigabe an den zuständigen Verantwortlichen gesendet

Freigabeplattform:

Webbasierte Oberfläche für Freigaben
Aktionen per Klick:
- Freigeben
- Warten
- Ablehnen (Cancel)

Freigabestruktur:

Mehrere Freigebende: Tech1 bis Tech7
Chef hat Überblick über alle freizugebenden Rechnungen

6. Zahlungsprozess

Nach Freigabe wird automatisch eine Datei für die Zahlung erstellt (Download) – mit allen notwendigen Informationen für den Upload ins Banksystem

Buchhaltung – Workflow nach Zahlung

Kontoauszüge

Upload oder Import von Kontoauszügen
Zuordnung zur jeweiligen WEG

Darstellung (Dashboard)

Geschützter Bereich je WEG mit:
- Übersicht aller Buchungen
- Relevanten Informationen
- Verlinkung zu den jeweiligen Rechnungen

KI Workflow für Hausverwaltungen

Warum KI Basierte Automatisierung von Workflows für Hausverwaltungen?

80%

24/7

∞

Was wird automatisiert?

📊 Buchhaltung

📧 E-Mails

📨 Schriftverkehr

🔄 Workflows

Ihr Vorteil

Kosten sparen

Effizienz steigern

Fehler minimieren

Wachstum ermöglichen

Wie hoch sind Ihre Kosten und welche Einsparungen haben Sie?

Bereit für den nächsten Schritt? Anbei ein Beispiel eines Workflows / oder Sie kontaktieren uns direkt.

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